Audit365
Inloggen

Mailbewaking · E-mail

Vandaag kan iemand een factuur versturen uit naam van je bedrijf.

En je zou het pas horen van de klant die hem betaald heeft. Mailbewaking laat zien wie er namens jouw domein e-mail verstuurt, zorgt dat je eigen post gewoon aankomt, en waarschuwt je zodra daar iets in verandert.

Beginnen Vanaf €9,00 per maand, excl. btw Je eerste domein is gratis.

Waarom je dit wilt

E-mail is voor de meeste bedrijven het belangrijkste kanaal naar buiten — en tegelijk het enige waarvan niemand weet of het nog goed staat ingesteld.

Factuurfraude gaat op jouw naam

Zonder de juiste instellingen kan iedereen e-mail versturen die van jouw bedrijf lijkt te komen. Een oplichter stuurt je klant een factuur die er precies uitziet zoals hij gewend is, met één verschil: het rekeningnummer. Je klant betaalt te goeder trouw.

  • Het geld is weg, en de discussie over wie dat draagt begint bij jou
  • Je klant vertrouwt jouw post daarna minder — en dat blijft hangen
  • Je hebt het zelf niet zien gebeuren; er komt geen melding van

Je belangrijkste post komt stilletjes niet aan

Offertes, facturen en herinneringen belanden in de spambox of worden geweigerd. Er komt geen foutmelding terug: aan de andere kant is het simpelweg stil, en jij denkt dat je bericht gelezen is.

  • Facturen die later betaald worden omdat ze nooit gelezen zijn
  • Klanten die denken dat je niet reageert
  • Aanvragen die je misloopt zonder te weten dat ze er waren

Er wordt steeds vaker naar gevraagd

Leveranciersvragenlijsten, verzekeraars en aanbestedingen willen tegenwoordig weten of je e-mail correct is ingericht. En de grote e-mailverwerkers worden op dit punt steeds strenger: post van een domein dat zijn zaken niet op orde heeft, belandt vaker in de spambox of wordt zonder bericht geweigerd.

  • Een vraag in een offertetraject die je nu niet kunt beantwoorden
  • Post naar grote providers die vertraagd of geweigerd wordt
  • Een verzekeraar die scherpere voorwaarden stelt

Eén prijs voor al je domeinen

Veel partijen rekenen per domein per maand af. Heb je er meer dan één — je bedrijfsnaam, een handelsnaam, een oude naam die je nog vasthoudt, of de domeinen van je klanten — dan telt dat hard aan. Bij ons is het één bedrag: €9,00 per maand voor maximaal 10 domeinen. Je eerste is gratis.

Wat wij níét doen

Bewaking van e-mail klinkt alsof er iemand meeleest. Dat is hier niet zo, en dat is een ontwerpkeuze — geen belofte.

Wij lezen je e-mail niet

We vragen geen toegang tot je mailbox en we zien geen berichten. Wat we ontvangen zijn de dagelijkse samenvattingen die ontvangende mailservers uit zichzelf terugsturen: aantallen, domeinen en IP-adressen. Geen onderwerpen, geen inhoud, geen bijlagen.

Geen forensische rapporten

Er bestaat een tweede soort rapport dat wél stukjes van echte berichten van echte mensen bevat. Wij vragen die niet op en verwerken ze niet. Dat scheelt jou een verwerking van persoonsgegevens die je liever niet had.

Nederlands bedrijf, Europese servers

Wij zijn geen Amerikaanse aanbieder met een Europees vinkje erop. Emerald Elephant Solutions is een Nederlands bedrijf, je hebt te maken met Nederlands recht, en de verwerkersovereenkomst kun je in je eigen omgeving downloaden. De dienst draait op Europese servers, en de back-ups worden hier versleuteld vóórdat ze naar de opslag in Amsterdam gaan — de sleutel gaat er niet mee.

Je gegevens blijven van jou

Exporteren kan wanneer je wilt, opzeggen kan per maand, en verwijderen doe je zelf — en dan is het ook echt weg. Geen gesprek met een accountmanager om eronderuit te komen.

Wat is het eigenlijk?

Je domeinnaam heeft drie instellingen die samen vertellen wie er namens jou e-mail mag versturen: SPF, DKIM en DMARC. Staan die goed, dan ziet de mailserver van je klant het verschil tussen jouw post en een vervalsing — en gooit hij de vervalsing weg.

Staan ze niet goed, dan gebeurt er één van twee dingen. Jouw eigen post wordt gewantrouwd. Of die van een ander juist niet.

Het vervelende is dat je geen van beide merkt. Er gaat geen lampje branden. De ontvangende mailservers wéten het wel, en ze sturen er elke dag een rapport over terug — alleen is dat rapport niet te lezen voor een mens. Het is een technisch bestand vol getallen, en daarom kijkt bijna niemand ernaar.

Mailbewaking vangt die rapporten op en maakt er een gewoon verhaal van.

Wat het voor je doet

  • Laat zien wie er namens jouw domein e-mail verstuurt — ook de partijen die je vergeten was, zoals je nieuwsbrieftool of je boekhoudpakket.
  • Controleert dagelijks of je instellingen nog kloppen, ook nadat er iets aan je DNS is veranderd.
  • Signaleert het wanneer er post namens jou wordt verstuurd die niet door de controle komt.
  • Legt in gewone taal uit wat er mis is, wat dat voor je klanten betekent, en wat de volgende stap is.
  • Laat het ook weten zodra het weer in orde is, zodat je er niet over blijft twijfelen.

Hoe je het aanzet

  1. 1

    Domein toevoegen

    Je vult je domeinnaam in. Dat is de hele eerste stap.

  2. 2

    Twee regels in je DNS

    Je krijgt van ons twee kant-en-klare regels: één waarmee je aantoont dat het domein van jou is, en één die de rapporten naar ons laat sturen. Beheer je je DNS niet zelf? Stuur ze door naar je hostingpartij of websitebouwer — voor hen is dit vijf minuten werk.

  3. 3

    Klaar

    Binnen een dag komen de eerste rapporten binnen en vult je overzicht zich vanzelf. Daarna hoef je niets meer te doen: je hoort het van ons als er iets is.

Je hoeft niets te installeren en niets aan je website of je mailserver te veranderen.

Voor wie het naadje van de kous wil weten

Dit laatste blokje is voor je systeembeheerder of websitebouwer.

Terug naar de prijzen Bekijk ook Waakhond